In Sachsen neigt sich die Ära, in der das leise Surren und Piepen eines Faxgerätes den Büroalltag in deutschen Amtsstuben prägte, offenbar dem Ende zu. Über viele Jahre war das Fax das Rückgrat der behördlichen Kommunikation; doch jetzt durchleben die Verwaltungen im Freistaat einen umfassenden technologischen Wandel. Der Rückgang der Faxgeräte in sächsischen Amtsstuben ist jedoch weit mehr als ein Zeichen der digitalen Modernisierung: Er wirft Fragen zu Datenschutz, Effizienz, Krisenkommunikation und gesellschaftlichen Erwartungen auf. Immer mehr Bürger, die das Fax als Übermittlungsweg nutzen, werden umgestellt oder müssen sich neuen Optionen öffnen. Gleichzeitig müssen sächsische Behörden die schwierige Aufgabe bewältigen, zwischen digitaler Transformation und rechtlichen sowie praktischen Anforderungen einen Ausgleich zu finden. Es ist wichtig zu betonen, dass die Entwicklung alles andere als einheitlich verläuft: Während einige Landkreise und Städte das Fax bereits komplett abgeschafft haben, halten andere – oft aus Gründen der Rechtsverbindlichkeit oder für den Katastrophenfall – weiterhin an der alten Technik fest.
Das Faxgerät wird in der Öffentlichkeit oft mit einem Hauch von Nostalgie betrachtet. Es symbolisiert die Zeit, in der man Dokumente über Telefonleitungen blitzschnell von A nach B senden konnte, ohne die Unwägbarkeiten des Postwegs in Kauf nehmen zu müssen. Die Digitalisierung der Verwaltung, die in den letzten Jahren durch zahlreiche Gesetzesinitiativen und Förderprogramme auf Bundes- und Landesebene beschleunigt wurde, stellt diese gewohnte Form der Kommunikation zunehmend in Frage. Die Schwächen und Risiken des Faxverkehrs werden durch Datenschutzskandale, technische Sicherheitslücken und das zunehmende Bedürfnis nach einer effizienten, papierlosen Verwaltung deutlich. In Sachsen hat dies zur Folge, dass die Ämter unterschiedlich schnell reagieren: Es gibt Orte, an denen man mit dem Einsatz von E-Mail-Kommunikation und digitalen Akten bereits einen Schritt in die Zukunft gemacht hat, während anderswo noch immer dutzende Faxgeräte im Einsatz sind – häufig mit dem Hinweis auf rechtliche Vorgaben oder die Notwendigkeit, auch in Ausnahmesituationen handlungsfähig zu bleiben.
Es gibt zahlreiche Gründe, warum das Faxgerät immer mehr aus dem Verkehr gezogen wird. Einerseits sind Faxe laut Datenschützern nicht mehr mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vereinbar, weil sie im Klartext übertragen werden und somit ein Abfangen der Inhalte möglich ist. Auf der anderen Seite erfordern die Wartung und der Betrieb der Geräte im Vergleich zu digitalen Optionen einen hohen Aufwand in Bezug auf Kosten und Arbeit. Zur selben Zeit bewirken die Veränderungen, dass auch Bürger ihr Kommunikationsverhalten anpassen müssen. Diejenigen, die immer noch auf Faxkommunikation setzen, sollten sich darauf vorbereiten, dass ihre Nachrichten künftig möglicherweise automatisch in Mailpostfächer umgeleitet werden oder sie gar nicht mehr angenommen werden. Das wirft die Frage auf, wie barrierefrei und erreichbar die Verwaltung ist, vor allem für ältere Menschen oder solche, die nicht so versiert im Umgang mit Technik sind.
Diese Entwicklung findet im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung statt. Die Freistaat Sachsen hat sich ehrgeizige Ziele im Zusammenhang mit dem Onlinezugangsgesetz und der digitalen Transformation gesetzt. Die schrittweise Abschaffung des Faxgeräts ist nur ein kleiner Teil des Plans, um eine komplett papierlose und medienbruchfreie Verwaltung zu schaffen. Aber die Umstellung bringt einige Herausforderungen mit sich: Technische Infrastruktur, Datenschutz, Rechtsverbindlichkeit und die Akzeptanz durch Bürger und Mitarbeiter müssen alle berücksichtigt werden. In acht Abschnitten behandelt der folgende Artikel die unterschiedlichen Aspekte dieses Umbruchs – angefangen bei der technischen Entwicklung über Datenschutzfragen bis hin zu den Herausforderungen im Krisenfall.
Historische Entwicklung des Faxgeräts in deutschen Behörden
In den 1970er-Jahren wurde das Faxgerät, wie wir es heute kennen, modernisiert und es hat sich schnell zu einem wichtigen Arbeitsmittel in deutschen Verwaltungen entwickelt. Das Fax wurde einst als eine der ersten Formen der elektronischen Dokumentenübertragung gefeiert und war viele Jahre lang das Symbol für Effizienz und Schnelligkeit im behördlichen Austausch. In den 1980er- und 1990er-Jahren war die Faxgeräteverbreitung auf ihrem Höhepunkt: Beinahe jede Amtsstube, jedes Rathaus und viele öffentliche Einrichtungen hatten mindestens ein Faxgerät, oft sogar mehrere. Durch die Geräte konnten Schriftstücke, Anträge und Formulare innerhalb von Minuten ausgetauscht werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduzierte und die Bearbeitungszeiten verkürzte.
Die gesetzliche Anerkennung des Faxverkehrs als gleichwertig zur Briefpost trug auch dazu bei, dass das Gerät in der Verwaltung als Standard galt. Es wurde durch Gerichtsurteile und Verwaltungsanweisungen deutlich, dass gefaxte Schriftstücke normalerweise als schriftlich eingereichte Dokumente angesehen wurden. Dies war besonders wichtig für Fristsachen und rechtlich relevante Schreiben. Bürgerinnen und Bürger konnten sich darauf verlassen, dass ihre Anliegen zeitnah und rechtsgültig bei den Behörden eintrafen. Aus diesem Grund war das Faxgerät für zahlreiche Unternehmen und Anwaltskanzleien ebenfalls ein unverzichtbarer Bestandteil der Grundausstattung.
Über die Jahre hat die Faxtechnik jedoch immer mehr von neuen Technologien abgedankt. Die Einführung von E-Mail, elektronischen Akten und digitalen Signaturen sorgte dafür, dass das Faxgerät allmählich weniger wichtig wurde. Trotzdem blieb das Gerät in vielen Behörden länger als in der Privatwirtschaft – nicht zuletzt aufgrund der bestehenden Rechtsvorschriften und der Gewohnheit vieler Mitarbeiter. In Sachsen und anderen Bundesländern waren Faxgeräte noch bis vor wenigen Jahren ein fester Bestandteil der Kommunikationsinfrastruktur. Es war erst mit der zunehmenden Digitalisierung der Verwaltung, vor allem seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung und der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, dass man schrittweise das Faxgerät aus den Amtsstuben zurückzieht.
Es gibt viele Gründe, warum das Faxgerät in deutschen Behörden so lange genutzt wird. Neben der technischen Zuverlässigkeit und der erwähnten Rechtsverbindlichkeit war auch der Aspekt der Erreichbarkeit wichtig. Während nicht jeder Bürger in den 1990er- und frühen 2000er-Jahren einen Internetanschluss hatte, besaßen viele dennoch ein Faxgerät, sei es im Büro oder privat. Die Behörden hatten das Ziel, den Zugang zur Verwaltung für möglichst viele Menschen zu schaffen. Deshalb haben viele es vorsichtig und schrittweise angepackt, auf neue Kommunikationswege umzusteigen, um sicherzustellen, dass keine Nutzergruppen ausgeschlossen werden.
Inzwischen sieht die Situation anders aus. Die Generationen, die jetzt jung sind, haben digitale Kommunikationsmittel von Anfang an genutzt, und selbst die älteren Menschen haben inzwischen eMail und Internet stark adaptiert. Gleichzeitig haben sich die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen weiterentwickelt: Elektronische Signaturen, verschlüsselte E-Mail-Kommunikation und digitale Formulare sind in vielen Verwaltungen mittlerweile Standard. Immer mehr sieht man das Faxgerät als ein Relikt aus der Vergangenheit – es ist ein Übergangsphänomen auf dem Weg zur voll digitalen Verwaltung.
Status quo: Faxgeräte in Sachsens Landkreisen und Städten
Die aktuelle Lage in Sachsen ist alles andere als einheitlich. In den Verwaltungen der zehn Landkreise und drei kreisfreien Städte ist die Anzahl der Faxgeräte sehr unterschiedlich. Obwohl einige Ämter bereits ganz auf digitale Kommunikationskanäle umgestellt haben, sind in anderen noch viele Faxanschlüsse aktiv. Es gibt verschiedene Ursachen dafür: Diese umfassen alles von technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen über die spezifischen Anforderungen einzelner Abteilungen bis hin zu strategischen Überlegungen im Katastrophenschutz.
Im Vogtlandkreis, Landkreis Leipzig und Landkreis Bautzen werden beispielsweise keine Faxgeräte mehr genutzt. In den letzten Jahren haben die Verwaltungen dieser Landkreise die Geräte schrittweise abgeschafft und setzen nun auf digitale Kommunikationswege wie E-Mail, Online-Formulare und elektronische Aktenführung. Es war nicht einfach, die Umstellung zu bewältigen: Viele interne Prozesse mussten angepasst, Mitarbeitende geschult und technische Schnittstellen eingerichtet werden. Die Umstellung wurde jedoch mit dem Glauben angegangen, dass es langfristig gesehen nur eine vollständige Digitalisierung braucht, um effizient und zukunftssicher zu sein.
In der Stadt Leipzig ist es anders. Ungefähr 370 Faxanschlüsse sind derzeit noch registriert, jedoch sind sie nicht unbedingt einzelnen Faxgeräten zugeordnet. Es sind oft digitale Faxlösungen, die eingehende Faxe automatisch als E-Mail-Anhang weiterleiten. Im Jahr 2022 waren in Leipzig noch über 600 Faxgeräte am laufen. Die Anzahl der Faxe, die tatsächlich versendet und empfangen wurden, ist rückläufig: Im Juli 2023 erfasste die Stadt etwa 2.500 eingehende und 400 outgoing Faxe. Es ist klar, dass die Reduktion weiter voranschreiten wird, da immer mehr Menschen digitale Kommunikationswege nutzen.
Dresden, die Landeshauptstadt, hat noch rund 300 aktive Faxnummern in fast allen Ämtern der Verwaltung. Hier ist das Fax ebenfalls nur noch von geringer Bedeutung. Die Stadt beabsichtigt, die Faxgeräte bis zum Jahresende weitgehend abzuschalten. Auch in Chemnitz ist eine ähnliche Entwicklung erkennbar: Von rund 170 Faxnummern werden nur einige wenige erhalten bleiben, hauptsächlich für den Einsatz in Krisensituationen. Hier erfolgt der Großteil der Kommunikation ebenfalls digital, und die Anzahl der versendeten und empfangenen Faxe sinkt stetig.
In den Landkreisen Sächsische Schweiz-Osterzgebirge und Nordsachsen ist das Faxgerät fast gänzlich verschwunden. In Nordsachsen existiert nur noch ein klassisches Faxgerät – und das ist ausschließlich für den Katastrophenfall gedacht. Im Landkreis Zwickau kommen Faxgeräte nur noch in bestimmten Bereichen wie dem Gesundheitsamt sowie der Stabsstelle für Brandschutz, Rettungsdienst und Katastrophenschutz zum Einsatz. Im Erzgebirgskreis sind noch 58 Faxgeräte in Betrieb, weil man dort das Fax nach wie vor als rechtsverbindliches Kommunikationsmittel betrachtet.
Die verschiedenen Ansätze zeigen, dass die Digitalisierung der Kommunikation zwischen Behörden kein einheitlicher Prozess ist. Vielmehr bestimmen lokale Gegebenheiten, rechtliche Bewertungen und strategische Überlegungen, wie schnell der Wandel erfolgt. Während einige Landkreise und Städte das Fax bereits komplett abgeschafft haben, nutzen andere noch eine hybride Lösung, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Sicherheits- und Datenschutzaspekte des Faxverkehrs
Die Digitalisierung schreitet voran, und damit werden die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz immer wichtiger für die öffentliche Verwaltung. Das Faxgerät, welches über viele Jahre als sicherer Übertragungsweg galt, wird dabei immer mehr kritisiert. Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 sind die Mängel des Faxverkehrs besonders deutlich zu erkennen. Faxnachrichten werden normalerweise unverschlüsselt und im Klartext über das öffentliche Telefonnetz übertragen. Das heißt, dass während der Übertragung sensible Informationen – wie personenbezogene Daten, Gesundheitsinformationen oder vertrauliche Verwaltungsinterna – potenziell abgefangen werden können.
Experten für Datenschutz machen darauf aufmerksam, dass Faxe in dieser Hinsicht ähnlich wie Postkarten sind: Der Inhalt kann von Dritten während des Übertragungswegs eingesehen werden, wenn sie Zugriff auf den Datenstrom haben. Das Risiko, dass unbefugte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten, wird durch moderne Abhörtechnologien und Schwachstellen im Telefonnetz erhöht. Dies ist ein erhebliches Problem, besonders wenn es um die Übermittlung von besonders schützenswerten Daten – etwa an das Gesundheitsamt oder im Rahmen von Sozialleistungen – geht. Es gab in der Vergangenheit einige Vorfälle, bei denen sensible Informationen versehentlich an falsche Faxnummern gesendet wurden, was die Schwächen des Faxmediums zusätzlich belegt.
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) hat schon öfter betont, dass das Versenden von personenbezogenen Daten per Fax normalerweise nicht mehr den Anforderungen der DSGVO entspricht. Aus diesem Grund müssen Behörden Kommunikationswege schaffen, die angemessene Sicherheit bieten – vor allem durch Verschlüsselung und die Authentifizierung der Beteiligten. Zahlreiche sächsische Landkreise und Städte haben diesen Handlungsbedarf wahrgenommen und die Umstellung auf sicherere digitale Kommunikationsmittel vorangetrieben. E-Mail-Verschlüsselung, sichere Online-Portale und elektronische Akten gelten als zentrale Maßnahmen, um den Datenschutz zu verbessern.
Organisatorische Schwächen erhöhen die technischen Risiken, die mit dem Faxverkehr verbunden sind. Oftmals kommen eingehende Faxe in gemeinsam genutzten Posteingangskörben an, sodass sie von mehreren Personen einsehen können. Es ist oft nicht möglich, lückenlos zu verfolgen, wer wann auf ein bestimmtes Fax zugegriffen hat. Digitale Systeme hingegen ermöglichen es, Zugriffskontrollen und Protokollierungen einzurichten, was eine bessere Nachvollziehbarkeit und Verhinderung von Missbrauch im Umgang mit sensiblen Daten erlaubt.
Ungeachtet dieser Mängel gibt es nach wie vor Umstände, in denen das Faxgerät als Notlösung dient – zum Beispiel bei IT-Infrastruktur-Ausfällen oder im Katastrophenfall. In solchen Ausnahmesituationen stehen die Risiken für den Datenschutz hinten an, solange die Verwaltung kommunizieren kann. Im Normalbetrieb jedoch nutzen immer mehr Behörden sichere digitale Alternativen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung zu stärken.
Die Auswirkungen der Datenschutzproblematik sind enorm. Behörden, die nach wie vor auf Faxkommunikation setzen, riskieren nicht nur Bußgelder und Reputationsschäden, sondern gefährden auch die Integrität ihrer Arbeit. Die Anpassung an moderne, datenschutzkonforme Kommunikationswege ist also nicht nur eine Frage des technischen Fortschritts, sondern auch der rechtlichen und ethischen Verantwortung.
Die digitale Transformation der Verwaltung in Sachsen
Die schrittweise Abschaffung der Faxgeräte ist ein Element der umfassenden digitalen Transformation der sächsischen Verwaltung. Getrieben von gesetzlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG), welches Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Dienste bis spätestens 2022 auch digital anzubieten, wurden in den letzten Jahren große Summen in die Modernisierung der IT-Infrastruktur gesteckt. Angestrebt wird eine Verwaltung, die effizient und transparent arbeitet und darüber hinaus medienbruchfrei ist; sie soll den Bürgerinnen und Bürgern schnelle und unkomplizierte Dienstleistungen bieten.
Die Einführung elektronischer Akten ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. Immer mehr papierbasierte Prozesse werden durch digitale Workflows ersetzt, die es erleichtern, über Abteilungen und Standorte hinweg zusammenzuarbeiten. Das hat zur Folge, dass die Verwaltungsvorgänge nicht nur schneller, sondern auch transparenter und leichter zu überprüfen sind. Die Digitalisierung der Posteingänge, was auch die Umstellung von Faxes auf digitale Formate umfasst, hilft dabei, die Bearbeitungszeiten weiter zu minimieren und Ressourcen besser zu nutzen.
Die interne Modernisierung ist wichtig, doch noch wichtiger ist es, die Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. In Sachsen sind flächendeckend Online-Portale verfügbar, die es ermöglichen, Anträge, Formulare und Dokumente elektronisch einzureichen. Das entlastet nicht nur die Mitarbeitenden in den Behörden; es ist auch ein Vorteil für die Bürger, die ihre Anliegen unabhängig von Öffnungszeiten und Standorten erledigen können. Die digitale Kommunikation einzuführen, erfordert aber einen tiefgreifenden Wandel der Arbeitskultur und des Mindsets in den Verwaltungen. Deshalb sind Trainings, Change-Management und die Anpassung von Arbeitsabläufen zentrale Elemente der Transformation.
Die Verwaltung wurde durch die Corona-Pandemie zusätzlich zur Digitalisierung gedrängt. Während der Lockdowns mussten viele Behörden ihre Services ins Digitale umstellen. In der Folge wurden bestehende digitale Lösungen schneller als vorgesehen ausgebaut und neue Anwendungen eingeführt. Die Lehren aus dieser Periode verdeutlichen, dass die Verwaltung kurzfristig Anpassungen an neue Rahmenbedingungen vornehmen und neue Technologien einbinden kann.
Es gibt jedoch Schwierigkeiten, die digitale Kommunikation zu übernehmen. Es ist wichtig, dass die technische Infrastruktur nicht nur leistungsfähig, sondern auch sicher und zuverlässig ist. Vor allem in den ländlichen Gebieten Sachsens, wo der Breitbandausbau noch nicht überall abgeschlossen ist, kann dies zu Verzögerungen führen. Es kommen auch rechtliche Unsicherheiten dazu, die besagen, dass elektronische Kommunikationswege verbindlich sind, und dass Barrierefreiheit für alle Bürgerinnen und Bürger gewährleistet werden muss.
Trotz dieser Schwierigkeiten haben die meisten sächsischen Kommunen und Landkreise die Entscheidung getroffen, die Digitalisierung konsequent voranzutreiben. Ein sichtbares Zeichen für diesen Wandel ist die schrittweise Abschaltung der Faxgeräte. Sie steht für den Wandel von alten Arbeitsmethoden zu einer modernen, effizienten und bürgernahen Verwaltung, die den Bedürfnissen der digitalen Gesellschaft gerecht wird.
Reaktionen und Anpassungsstrategien der Behörden
Die sächsischen Behörden müssen umfangreiche organisatorische und technische Anpassungen vornehmen, um von Fax auf digitale Kommunikationswege umzusteigen. Die Antworten und Vorgehensweisen der einzelnen Landkreise und Städte sind dabei von ihren spezifischen Rahmenbedingungen, Ressourcen und Prioritäten beeinflusst. Während es Verwaltungen gibt, die den Wandel als Chance sehen und proaktiv angehen, gibt es andere, die der Digitalisierung mit Zurückhaltung oder pragmatischer Vorsicht begegnen.
Ein wichtiger Bestandteil der Anpassung ist es, eingehende Faxe auf Mailpostfächer umzuleiten. Diese technische Lösung erlaubt es, weiterhin Faxanfragen zu empfangen, sie aber direkt in den digitalen Verwaltungsworkflow einzubinden. Das Plus ist, dass papiergebundene und digitale Abläufe ohne Bruch miteinander verbunden werden können, was vor allem in der Übergangsphase von großer Bedeutung ist. Es ist jedoch notwendig, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitsabläufe anpassen, weil der Umgang mit digitalen Dokumenten andere Fähigkeiten und Herangehensweisen erfordert als die Arbeit mit Papierdokumenten.
Um ihre Mitarbeitenden auf die neuen Anforderungen vorzubereiten, setzen viele Behörden auf Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen. Fokus liegen dabei Themen wie IT-Sicherheit, Datenschutz und digitale Aktenführung. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Digitalisierung ist die Akzeptanz ihrer Einführung. Jüngere Mitarbeitende sind oft von Natur aus offen für neue Technologien, während ältere Beschäftigte manchmal mehr Zeit und Hilfe brauchen, um sich an die neuen Arbeitsbedingungen zu gewöhnen.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Kommunikation mit der Bevölkerung. Es ist an den Verwaltungen, ihre Nutzer über die Veränderungen zu informieren und alternative Kommunikationswege anzubieten. Um die Nutzung und Akzeptanz digitaler Dienste zu verbessern, kommen Informationskampagnen, Bürgersprechstunden und Online-Tutorials zum Einsatz. Zur selben Zeit achten die Behörden darauf, dass niemand ausgeschlossen wird. Es gibt Übergangslösungen für Bürgerinnen und Bürger, die noch auf Fax oder andere traditionelle Kommunikationsmittel angewiesen sind – wie die Möglichkeit, Faxe an zentrale Stellen zu senden, von wo sie digital weiterverarbeitet werden.
Die technische Infrastruktur ist das Fundament der Digitalisierung. Zahlreiche Verwaltungen setzen auf moderne IT-Systeme, sichere Netzwerke und leistungsstarke Server. Um die Verwaltung vollständig zu digitalisieren, ist es entscheidend, zentrale Dokumentenmanagementsysteme einzuführen und sie an landesweite Plattformen wie das Onlinezugangsportal anzubinden. Indem man redundante Systeme und Notfallpläne einrichtet, gewährleistet man, dass die Verwaltung auch bei Störungen oder Ausfällen handlungsfähig bleibt.
Die Zusammenarbeit zwischen den Kommunen und dem Freistaat Sachsen ist ebenfalls von großer Bedeutung. Indem wir Erfahrungen, bewährte Verfahren und technische Lösungen austauschen, können wir Synergien nutzen und die Effizienz verbessern. Um die Digitalisierung in den Kommunen voranzubringen und die Kluft zwischen urbanen und ländlichen Gebieten zu schließen, gibt es landesweite Initiativen und Förderprogramme.
Auswirkungen auf Bürger und Unternehmen
Der Rückzug der Faxgeräte aus den sächsischen Verwaltungen hat unmittelbare und mittelbare Folgen für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen. Für zahlreiche Personen, vor allem für ältere Menschen oder für jene, die nicht regelmäßig Zugang zu digitalen Endgeräten haben, war das Faxgerät eine vertraute und einfache Methode, um mit Behörden in Kontakt zu treten. Die Einführung von digitalen Lösungen oder die Abschaffung von Gewohntem bringt neue Herausforderungen für diese Nutzergruppen mit sich. Sie müssen sich mit E-Mails, Online-Formularen oder anderen digitalen Hilfsmitteln vertraut machen – eine Aufgabe, die nicht jeder gleich leicht bewältigen kann.
Die Verwaltungen haben dieses Problem erkannt und arbeiten daran, den Übergang so barrierefrei wie möglich zu gestalten. Informationskampagnen, bürgernahe Beratungen und die Bereitstellung von Hilfestellungen sind geplant, um sicherzustellen, dass niemand den Anschluss an die digitale Verwaltung verliert. Einige Kommunen bieten weiterhin Übergangslösungen an, wie zentrale Faxnummern oder die Option, Dokumente vor Ort einscannen zu lassen. Auf lange Sicht ist das Ziel, so viele Bürgerinnen und Bürger wie möglich für digitale Services zu begeistern.
Auch für Unternehmen, vor allem für kleine und mittlere Betriebe, war das Faxgerät über viele Jahre ein wichtiger Kommunikationskanal. In der Vergangenheit wurden viele Geschäftsprozesse, wie die Auftragsabwicklung, das Rechnungswesen oder das Einholen behördlicher Genehmigungen, über Fax erledigt. Die Umstellung auf digitale Kommunikationswege bietet Unternehmen jedoch auch Chancen: Sie genießen die Vorteile von schnelleren Bearbeitungszeiten, geringeren Kosten und einer verbesserten Nachverfolgbarkeit der Kommunikation. Zur selben Zeit müssen sie ihre internen Abläufe anpassen und in die erforderliche IT-Infrastruktur investieren.
In den letzten Jahren haben die Menschen digitale Behördendienste deutlich besser angenommen. Eine wachsende Zahl von Bürgerinnen und Bürgern nutzt Online-Portale, E-Mail und andere digitale Wege, um Anträge zu stellen, Informationen zu suchen oder Dokumente zu übermitteln. Das ist ein Zeichen für den gesellschaftlichen Wandel, der in vielen anderen Lebensbereichen ebenfalls zu beobachten ist. Die Entwicklung hin zur papierlosen Kommunikation, der Einsatz von mobilen Geräten und die Forderung nach 24/7-Verfügbarkeit von Verwaltungsdienstleistungen beeinflussen die Anforderungen an die Ämter.
Trotzdem existieren nach wie vor Hindernisse, die den Zugang zu digitalen Behördendiensten erschweren. Hierzu gehören technische Schwierigkeiten, unzureichende digitale Fähigkeiten oder rechtliche Unsicherheiten über die Verbindlichkeit elektronischer Kommunikation. Es ist daher an den sächsischen Verwaltungen, über den Aufbau der technischen Infrastruktur hinauszugehen und den Bürgern Hilfe bei der Nutzung digitaler Angebote anbieten. Das beinhaltet das Bereitstellen von Informationsmaterial, persönliche Beratung sowie die fortlaufende Verbesserung der digitalen Services.
Die Beseitigung der Faxgeräte ist mehr als nur ein technischer Fortschritt – sie ist ein kultureller Wandel, der zeigt, wie Bürgerinnen und Bürger mit der Verwaltung interagieren. Ob dieser Wandel erfolgreich ist, hängt stark davon ab, alle Bevölkerungsgruppen einzubeziehen und sicherzustellen, dass möglichst viele Menschen die Vorteile der Digitalisierung erleben können.
Faxgeräte im Katastrophen- und Krisenmanagement
Auch wenn es viele Fortschritte in der Digitalisierung gibt, haben Faxgeräte in bestimmten Situationen immer noch eine wichtige Funktion – vor allem im Katastrophen- und Krisenmanagement. Erfahrungen aus vergangenen Krisen, wie bei großflächigen Stromausfällen, Hochwasserlagen oder Cyberangriffen, haben deutlich gemacht, dass die digitale Infrastruktur anfällig ist. In Ausnahmefällen kann das klassische Faxgerät, weil es unabhängig von komplexen IT-Systemen funktioniert, eine wichtige Rückfallebene sein.
Im Landkreis Nordsachsen existiert beispielsweise nur noch ein einziges klassisches Faxgerät; es wird ausschließlich zur Sicherstellung der Kommunikationswege im Katastrophenfall genutzt. Selbst im Landkreis Zwickau kommen Faxgeräte noch zum Einsatz, vor allem im Gesundheitsamt und in der Stabsstelle für Brandschutz, Rettungsdienst und Katastrophenschutz. Die Verantwortlichen weisen darauf hin, dass das Faxgerät in Notlagen eine schnelle und zuverlässige Übermittlung wichtiger Informationen ermöglicht, falls digitale Kanäle ausfallen oder gestört sind.
Die Unabhängigkeit von Internet, Servern und komplexen Netzwerken ist der Grund, warum das Faxgerät so technisch robust ist. Faxe können gesendet und empfangen werden, solange das Telefonnetz aktiv ist. Das Gerät ist aus diesem Grund ein entscheidendes Element der Notfallplanung in vielen Verwaltungen. Die Kommunikation im Ernstfall zu sichern, wird in Katastrophenschutzübungen regelmäßig geprobt. Zur Grundausstattung der Krisenstäbe zählen Faxgeräte, analoge Telefone und Funkgeräte.
Die Bedeutung des Faxgeräts im Katastrophenmanagement ist jedoch ein Konflikt zwischen den Sicherheitsanforderungen und der digitalen Transformation. Es ist wichtig, einerseits auf moderne, effiziente Kommunikationsmittel umzusteigen, aber andererseits sollten wir bewährte Notfallmechanismen nicht vorschnell aufgeben. Aus diesem Grund verfolgen viele Verwaltungen eine Doppelstrategie: Im normalen Betrieb werden Faxe nach und nach abgeschafft, aber für den Krisenfall werden einzelne Geräte oder Faxanschlüsse als Backup bereitgehalten.
Die Einbindung von Faxgeräten in die Notfallplanung muss sorgfältig mit anderen Kommunikationsmitteln abgestimmt werden. In einigen Landkreisen gibt es spezielle Faxnummern, die nur für den Katastrophenfall reserviert sind; diese werden regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft. Durch Schulungen und Handbücher wird gewährleistet, dass die Mitarbeitenden im Ernstfall wissen, wie sie das Gerät bedienen. Es wird auch darauf geachtet, dass der Umstieg auf Faxkommunikation im Krisenfall reibungslos und ohne Informationsverlust erfolgt.
Praxisbeobachtungen belegen, dass das Faxgerät im Katastrophenschutz zwar nicht mehr so wichtig ist, aber dennoch eine gewisse Funktion erfüllt. Es ist eine wichtige Ergänzung zu den digitalen Kommunikationswegen und hilft dabei, die Handlungsfähigkeit der Verwaltung auch in Ausnahmesituationen zu sichern. Es ist eine Herausforderung, das richtige Maß zwischen Innovation und Resilienz zu finden, während man die Verwaltung auf alle Eventualitäten vorbereitet.
Zukunftsperspektiven: Papierlose Verwaltung und neue Kommunikationswege
In den sächsischen Verwaltungen wird das Faxgerät im Rahmen eines umfassenden Wandels zur papierlosen, digitalen Verwaltung abgeschafft. Die Vorstellung einer komplett digitalen Behörde, in der alle Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen und Informationen sicher sowie schnell austauscht werden, wird immer klarer. Kommunikationsmittel wie verschlüsselte E-Mail, elektronische Formulare, Chatbots und Online-Portale ersetzen die traditionellen Wege und schaffen neue Möglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger sowie für die Verwaltung selbst.
Die papierlose Verwaltung hat viele Vorteile: Sie minimiert den Aufwand für Druck, Lagerung und Archivierung von Dokumenten, was Kosten spart und umweltfreundlich ist. Zudem erlaubt sie flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden, unabhängig vom Standort. Mit der Implementierung von elektronischen Signaturen und digitalen Identitäten ist es möglich, eine rechtssichere, verbindliche Kommunikation auf höchstem Sicherheitsniveau zu schaffen.
Die Zukunft der Verwaltung kann durch wegweisende Technologien wie Künstliche Intelligenz, automatisierte Workflows und Blockchain-Anwendungen neue Chancen nutzen. Sie erlauben es, Routineaufgaben zu automatisieren, die Servicequalität zu verbessern und neue, benutzerfreundliche Dienstleistungen zu kreieren. Es gilt, diese Technologien verantwortungsvoll zu nutzen und dabei alle rechtlichen und ethischen Anforderungen zu beachten.
Als sichtbares Zeichen für den Beginn einer neuen Ära ist die Abschaffung der Faxgeräte zu betrachten. Sie steht für die Offenheit der Verwaltung, sich von alten Strukturen zu lösen und die Chancen der Digitalisierung mutig zu nutzen. Die Verwaltung muss gleichzeitig sicherstellen, dass sie alle Bürgerinnen und Bürger auf diesem Weg mitnimmt und die digitale Kluft überwindet. Das erfordert Innovationen, die über Technik hinausgehen, einschließlich sozialer und organisatorischer Verbesserungen.
Die Zukunft der Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung wird durch Interaktivität, Transparenz und Flexibilität bestimmt sein. Durch Online-Portale, mobile Apps und digitale Assistenten wird es einfacher, Behördendienstleistungen zu nutzen, und gleichzeitig steigen die Erwartungen an Service und Effizienz. Die Verwaltung muss bereit sein, kontinuierlich zu lernen und sich neuen Technologien sowie gesellschaftlichen Veränderungen anzupassen.
Das schrittweise Abschalten der Faxgeräte in Sachsens Verwaltungen ist ein bedeutender Schritt in Richtung einer modernen, digitalen Behörde. Sie symbolisiert den Wandel von der analogen zur digitalen Welt – und die Bereitschaft, die Herausforderungen der Zukunft proaktiv zu gestalten.
